Privacybeleid Scouting St. Pancratius / Maria Immaculata Erica

Aanvullend op het Privacybeleid van Scouting Nederland

1. Inleiding

Door een besluit van de Europese Unie is vanaf mei 2018 een nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze geldt ook voor onze organisatie ‘Scouting St. Pancratius / Maria Immaculata’. Dat betekent dat er een aantal zaken moet zijn geregeld:

• Opstellen en goedkeuren van dit beleidsplan

• Bespreken van het plan in de groepsraad.

• Publiceren van dit plan op de website www.scouting-erica.nl. Dit beleidsplan bevat een verwijzing naar het privacybeleid van Scouting Nederland. Voor ons wordt een toelichting gegeven op de verschillende gegevensbronnen met privacygevoelige informatie en hoe wij daarmee omgaan.Onze scoutingvereniging hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook met grote zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Wij houden ons dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt.In dit privacybeleid staat beschreven hoe wij persoonsgegevens en gegevensbestanden registreren, verwerken en bewaren. Daarnaast wordt beschreven waar dit aanvullend of afwijkend gebeurt (bij wijze van registreren, verwerken en bewaren) ten opzichte van Scouting Nederland, zoals beschreven in het privacybeleid Scouting Nederland. Het privacybeleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing voor alle leden van onze vereniging. Voor de belangrijkste verwerkingen in de landelijke systemen verwijzen wij naar het privacybeleid van Scouting Nederland welke te vinden is op de website van Scouting Nederland te bereiken via www.scouting.nl/privacy.

2. Vereisten Verwerking persoonsgegevens

De algemene verordening gegevensbescherming stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn;

• toestemming van het lid voor het verwerken van de gegevens;

• juist en nauwkeurig bijhouden van de lidgegevens;

• beveiligen van de lidgegevens;

• op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen lidgegevens;

uitsluitend gebruik van de lidgegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

2.1 Aanvullende vereisten

Scouting St. Pancratius/Maria Immaculata stelt met dit privacybeleid, naast de wettelijke vereisten, ook een aantal aanvullende richtlijnen vast voor het verwerken van persoonsgegevens. Het beleid bevat ook aandachtspunten voor leden, gebruikers, beheerders en ontwerpers van systemen om niet alleen nu maar ook in de toekomst de privacy te waarborgen.

2.2 Systemen en administraties

Scouting St. Pancratius/Maria Immaculata verwerkt persoonsgegevens primair in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland. Scouts Online wordt beheerd door Scouting Nederland.

2.2.1 Scouts Online

Scouts Online is de administratieve applicatie van Scouting Nederland en wordt gebruikt door individuele leden in alle lagen van de organisatie. Het doel van Scouts Online is leden sneller te voorzien van de juiste informatie en om administratieve taken efficiënter te laten verlopen door de gegevens op één plaats op te slaan en voor de juiste personen beschikbaar te stellen. Met het persoonlijke Mijn Scouting-account krijgen leden toegang tot Scouts Online en andere online applicaties en websites.

2.2.2 Gezondheidsformulieren

Omdat gezondheidsformulieren onder de categorie bijzondere persoonsgegevens vallen, gaan we hier als vereniging extra zorgvuldig mee om.

De gezondheidsformulieren die we aan de ouders vragen om in te vullen over hun kind, zijn van belang voor de veiligheid van deze kinderen als zij meedoen aan ons scoutingspel. De speltakleiding moet op de hoogte zijn van bepaalde omstandigheden, zodat zij hier rekening mee kunnen houden. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard in de speltakkasten, die op slot zitten en enkel kunnen worden geopend door de speltakleiding. De gegevens op deze formulieren worden niet als aanvullende lidgegevens digitaal

geregistreerd in ons online leden-systeem “Scouts Online”. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de speltak van het lid, en worden zo snel mogelijk - maar uiterlijk vier weken - na het overvliegen naar de volgende speltak, dan wel bij het beëindigen van het lidmaatschap, vernietigd.

2.2.3 Scouting-erica.nl

De corporate website www.scouting-erica.nl is het informatie- en nieuwsportaal van Scouting St. Pancratius/Maria Immaculata. De informatie is openbaar toegankelijk en bevat geen gepersonaliseerde gegevens.

2.2.4 Financiële administratie

De financiële administratie van Scouting St. Pancratius/Maria Immaculata verwerkt persoonsgegevens in de debiteuren- en crediteurenadministratie van onze vereniging. Gegevens die worden gebruikt door financiële administratie van Scouting St. Pancratius/Maria Immaculata worden bewaard op een privécomputer. Toegang tot de administratiesoftware is beveiligd met gebruikersnamen en wachtwoorden.

2.2.5 Verklaring Omtrent Gedrag

Voor vrijwilligers wordt, conform het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland, een verklaring omtrent gedrag aangevraagd. De registratie van de verklaringen gebeurt in Scouts Online en valt onder het privacy regime zoals vastgesteld door Scouting Nederland. De originele (fysieke) verklaringen worden in een afgesloten kast bewaard gedurende het lidmaatschap van de vrijwilliger. Na beëindigen van het lidmaatschap óf nadat er een nieuwe versie van de VOG is aangeleverd wordt de oude VOG onherstelbaar vernietigd.

2.2.6 Beeldmateriaal

Er wordt beeldmateriaal gebruikt voor sociale media zoals Facebook, Instagram en voor op de website van Scouting St. Pancratius/Maria Immaculata en voor gedrukt materiaal zoals het Scouting Magazine en folders. Beeldmateriaal kan worden gedeeld met leden en ouders en verzorgers van de jeugdleden, ter herinnering aan de activiteit. Met dit beeldmateriaal willen we laten zien wie we zijn en wat we doen. De opnames worden gemaakt tijdens verschillende activiteiten die wij organiseren of aan deelnemen. Vanzelfsprekend gaan we zorgvuldig om met beeldmateriaal. Zodra een lid ingeschreven wordt, moet deze (of zijn/haar ouders/verzorgers, bij leden onder de 18 jaar) op het inschrijvingsformulier aangeven of ze geen bezwaar hebben met het plaatsen van foto’s en video’s waarop het lid mogelijk te zien is. We plaatsen enkel beelden van leden waar hier toestemming voor gegeven is.

Scouting St. Pancratius/Maria Immaculata is alleen verantwoordelijk voor beeldmateriaal dat door het bestuur of de kaderleden van onze verenigingen zelf wordt gemaakt, gedeeld en/of geplaatst. Wij zijn niet verantwoordelijk voor beeldmateriaal dat gemaakt, gedeeld en/of geplaatst wordt door leden, jeugdleden, ouders/verzorgers of derden.

2.3 Privacy statement

Scouting St. Pancratius/Maria Immaculata en Scouting Nederland verwerken persoonsgegevens en willen daarover duidelijk en transparant communiceren. In het privacy statement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland en de aangesloten Scoutingorganisaties, waaronder ook onze vereniging. Het privacy statement is te vinden op de website (www.scouting.nl/privacy).

2.4 Updates privacybeleid

Scouting Nederland en Scouting St. Pancratius/Maria Immaculata behouden zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Het verdient aanbeveling om het privacybeleid van Scouting Nederland en het privacybeleid van Scouting St. Pancratius / Maria Immaculata regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt het privacybeleid van Scouting Nederland raadplegen via www.scouting.nl/privacy.

2.5 Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit gemeld aan de secretaris, via secretaris@scouting-erica.nl. Deze melding wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 24 uur, gemeld aan Scouting Nederland conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ welke is te raadplegen via www.scouting.nl/privacy. De melder wordt altijd geïnformeerd van de voortgang van zijn/haar melding.

2.6 Recht op inzage in gegevens en recht op vergetelheid

Indien een lid of diens wettelijke vertegenwoordigers een beroep doen op het recht op inzage in gegevens reageert Scouting St. Pancratius/Maria Immaculata conform de wetgeving binnen vier weken op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden bij de secretaris via secretaris@scouting-erica.nl.

De uitvoer van het recht op vergetelheid kan niet worden uitgevoerd voor het lidmaatschap omdat de registratie van deze gegevens wettelijk verplicht is. Zonder registratie is lidmaatschap niet mogelijk. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland (zie www.scouting.nl/privacy) worden verzoeken in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

3. Verstrekken, uitwisselen en gebruik van persoonsgegevens

Voor het verstrekken, uitwisselen en gebruik van persoonsgegevens hebben wij binnen Scouting St. Pancratius/Maria Immaculata de volgende afspraken:

• Persoonsgegevens kunnen uit Scouts online worden geëxporteerd ten behoeve van (kortdurend) gebruik voor mailing of activiteiten van Scouting St. Pancratius/Maria Immaculata. De geëxporteerde gegevens worden binnen 14 dagen na de mailing of activiteit vernietigd.

• Het is verboden de geëxporteerde gegevens te vermenigvuldigen of kopiëren op elke mogelijke manier. De export is strikt persoonlijk en hier dient dan ook zorgvuldig mee omgegaan te worden.

• De gegevens die in Scouts Online staan zijn strikt persoonlijk. Hiervan mag dan ook niets gepubliceerd worden op een andere manier als via Scouts Online, zonder uitdrukkelijke toestemming van het betreffende lid.

V1.1 | 27 september 2018